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Wozu scannen wir?
 Bildquelle: fototek.de Zu Beginn einer jeden Sportstunde gehört es zu den Pflichten unserer Trainer, die Teilnehmerausweise von allen anwesenden Personen zu scannen, um die Teilnahme der Ausweis-Inhaber an der jeweiligen Sportstunde zu registrieren.
Doch was genau beabsichtigen wir mit dieser Datenerfassung und was geht damit einher?
Grundsätzlich ist für die Mitglieder des Turnverein Kalbach 1890 e.V. die Teilnahme an allen Sportstunden möglich, wenn sie der Zielgruppe des jeweiligen Sportangebotes in Alter, Geschlecht oder anderen spezifischen Voraussetzungen entsprechen. Unmöglich hingegen kann es für unsere Trainer sein, zu wissen, ob eine Person dem Verein angehört oder als Gast des Vereins die Erlaubnis hat, an bestimmten Übungsstunden teilzunehmen. Traditionelle Teilnehmerlisten wie sie in früheren Zeiten auf Papier geführt wurden, erfüllen bei unseren zeitgemäß mehrfachen und wechselnden Teilnahmen ihre Aufgabe schon lange nicht mehr.
Indem jedes Mitglied und jeder Gast seinen Teilnehmerausweis zur Registrierung vorweisen muss, ersparen wir unseren Trainern einen ansonsten be-deutend höheren bürokratischen Aufwand, der aus der Verwaltung sich täglich ändernder gedruckter Teilnehmerlisten resultieren würde, müssten diese in jeder Sportstunde kontrolliert werden.
Daraus folgt auch, dass unsere Trainer ebenfalls nicht „dahinter her“ sein müssen, zu überprüfen, ob die Teilnehmer ihrer Sportgruppen im Verein bereits angemeldet sind - all diese Informationen werden unseren Trainern während der Ausweiskontrollen automatisch angezeigt. So kann sich ein Trainer beispielsweise auch nicht an die Anwesenheit einzelner Personen im guten Glauben ihrer Mitgliedschaft gewöhnen, sondern weiß jederzeit genau, wer angemeldet ist und wer nicht.
Dass wir von allen Personen, die unsere Sportangebote nutzen, eine ordentliche Anmeldung in unserem Verein erwarten, versteht sich im Interesse aller zahlenden Mitglieder von selbst. Denn die Gemeinschaft trägt die Kosten für den Sportbetrieb - und daran sollte sich auch jeder beteiligen.
Doch das Scannen hat noch weitere Funktionen: Entscheiden Sie sich für einen Wechsel oder die zusätzliche Teilnahme in einer anderen Sportgruppe, so bedarf es dafür keiner manuellen Listenpflege. Durch die Registrierung werden Sie automatisch der neuen Sportgruppe und ihrer übergeordneten Abteilung als aktiver Teilnehmer zugeordnet, wodurch Sie auch in die Verteilerlisten für Informationen aufgenommen werden, die wir den jeweiligen Teilnehmergruppen bei Bedarf zukommen lassen. Auch für Notfälle haben wir vorgesorgt. Denn beim Scannen der Ausweise werden den Trainern über die Verwaltungssoftware die Kontaktdaten angezeigt, die Sie für sich über die eigene Datenverwaltung für Notfälle hinterlegt haben. So können die von Ihnen angegebenen Personen im Falle eines Unfalls sofort kontaktiert werden, sodass weitere Maßnahmen ohne Zeitverlust koordiniert werden können. Für Ihre Teilnahme an zusatzkostenpflichtigen Sport-stunden erfolgt die Buchung der Zuzahlungskosten direkt über das Scan-Verfahren. Sobald Sie zur Teilnahme an einer solchen Sportstunde registriert werden, werden die Zusatzkosten direkt von Ihrem Zuzahlungsguthaben abgebucht. Sie brauchen dazu keine gesonderten Zuzahlungskarten zu kaufen, die vor der Teilnahme entwertet werden müssen. Ihr eigener logistischer Aufwand reduziert sich für Sie auf Ihre Mitführpflicht des Teilnehmerausweises. Detaillierte Informationen zu den Funktionen unseres Zuzahlungssystems lesen Sie im nächsten Kapitel. Wie bereits geschildert, kann jedes Mitglied des Vereins grundsätzlich an allen Sportstunden teilnehmen, wenn es der Zielgruppe des jeweiligen Sportangebotes in Alter, Geschlecht oder anderen spezifischen Voraussetzungen entspricht. Mittels des Scan-Verfahrens werden unsere Trainer automatisch informiert, falls für Sie keine Teilnahmeberechtigung vorliegen sollte, wie beispielsweise bei einer falschen Altersklasse oder falls für Sie eine Trainingssperre vorliegen sollte. Auch an Ihre Sicherheit wird gedacht. Sollten Sie einmal Ihren Teilnehmerausweis verlieren, können Sie über unsere Geschäftsstelle einen neuen beantragen. Ihr alter Ausweis wird dann über unser Verwaltungssystem umgehend entwertet. Sollte jemand Ihren alten Teilnehmerausweis gefunden haben und beispielsweise nach der Entwertung damit versuchen, an einer kostenpflichtigen Sportstunde teilzunehmen, so wird der jeweilige Trainer über das Scan-Verfahren informiert, dass der Teilnehmerausweis bereits ungültig ist. Einem Missbrauch Ihres entwerteten Teilnehmerausweises kann somit in allen Registrier-Bereichen vorgebeugt werden und schützt Sie so insbesondere vor falschen Belastung Ihres Zuzahlungsguthabens. Die erhobenen Teilnahmedaten unserer Mitglieder und Gäste werden letztendlich auch noch zur Analyse der Nutzung unserer Sportangebote ausgewertet. Mittels dieser Analyse können wir sowohl den Einsatz unserer Trainer wie auch die Zuordnung von Raumkapazitäten und Trainingszeiten angemessen koordinieren und gerecht verteilen. Tatsächlicher Bedarf hat dabei stets Vorrang vor unzulänglich genutzten Sportangeboten.
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